5 métodos de organização para sua vida

Em um mundo cada vez mais competitivo, é importante encontrar maneiras de aumentar a produtividade. Porém, com a falta de tempo, as tarefas acabam se acumulando, tornando essa meta um verdadeiro desafio.

Seja na vida pessoal ou profissional, a organização é a peça fundamental para evitar estresse e manter a rotina em ordem. Nesse sentido, os métodos de organização podem ser grandes aliados. A seguir vamos te explicar como aplicar cinco dos mais conhecidos para te ajudar no seu dia a dia. 

GTD (Get Things Done)

O método GTD, que em português significa “fazer as coisas”, foi criado para ajudar as pessoas a administrarem todas as áreas das suas vidas. Ou seja, ele pode ser utilizado para organizar tarefas pessoais, profissionais, da casa, entre outras.

São cinco etapas que você deve seguir: capturar, esclarecer, organizar, refletir e executar. Na prática, o GTD funciona da seguinte maneira:

• Anote suas ideias e tarefas;
• Avalie cada uma delas, levando em consideração a importância, urgência e grau de prioridade;
• Em seguida, separe-as em listas e inclua informações relevantes;
• Por fim, quando for executar cada uma delas, saberá quais são as mais importantes naquele determinado momento, dando prioridade para as mais urgentes.

Método Pomodoro

Um dos métodos de organização mais conhecidos dessa lista, o Pomodoro tem como foco fazer com que o seu cérebro trabalhe com maior agilidade e foco. Para isso, você deve dividir o trabalho em blocos, da seguinte forma:

• Faça uma lista das atividades que devem ser realizadas;
• Programe o timer para 25 minutos;
• Comece a realizar a primeira tarefa;
• Pare depois de 25 minutos e tire 5 minutos para descansar;
• Volte a realizar a tarefa anterior e repita o processo;
• Após 4 ciclos completos, você pode descansar de 15 a 20 minutos.

Vale ressaltar que os ciclos podem ser adaptados conforme as suas necessidades.

5S

O método 5s é originário do Japão e se refere a cinco termos: Seiton (organização), Seiri (utilização), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalização), Shitsuke (disciplina). Essa metodologia tem o objetivo de deixar o ambiente de trabalho mais útil e menos poluído, consequentemente, o espaço se mantem organizado.

• Seiri (utilização): classifique os objetos de acordo com a frequência que são usados; 
• Seiton (organização): organize os itens conforme a frequência de uso e importância, para que cada coisa tenha o seu devido lugar;
• Seiso (limpeza): elimine sujeiras e conserte imperfeições para deixar o ambiente mais agradável. Até mesmo falhas na iluminação e barulhos entram neste tópico, pois são coisas que acabam atrapalhando seu rendimento;
• Seiketsu (normalização): verifique quais são as melhores práticas para que você consiga manter os três primeiros passos e identifique o que te leva a bagunçar o espaço. Além disso, também defina os responsáveis por cada uma das tarefas.
• Shitsuke (disciplina): esse último passo ocorre quando cada um está cumprindo seu papel, seja dentro de uma empresa ou em casa. Cada pessoa faz o que lhe foi designado, pensando no benefício geral.

Kanban

Esse é um dos métodos de organização focado na ordem visual. Com ele, você deve criar colunas, como: “tarefas para fazer”, “em andamento” e “finalizadas”. Escreva cada uma das atividades em um post-it e movimente conforme o status for se alterando. Dessa forma, todo o desenvolvimento é acompanhado. Um exemplo de ferramenta que utiliza essa metodologia é o Trello.

Ivy Lee

Esse é um dos métodos de organização mais funcionais, já que tem como base algumas práticas essenciais para garantir a produtividade, como restringir, planejar e realizar uma tarefa por vez. Para colocar essa metodologia em prática, você deve:

• Fazer uma lista com somente 6 atividades que devem ser realizadas no dia seguinte;
• Criar uma ordem conforme a prioridade de cada item;
• Realizar uma tarefa de cada vez, só começando a próxima quando a anterior for finalizada;
• Quando todas elas forem concluídas, faça a lista do próximo dia;
• Caso alguma delas não tenha sido realizada, inclua na listagem do dia seguinte.

Dessa forma, você sabe o que é realmente importante, prioriza suas execuções e aumenta sua eficiência.

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Conhecer todos esses métodos de organização é importante para que você possa experimentar diferentes metodologias e verificar qual se encaixa melhor no seu perfil e rotina. Lembrando que eles podem ser adaptados conforme suas necessidades, te ajudando a concluir suas metas e reduzir o estresse no dia a dia.